Eventi di formazione: come renderli memorabili

Organizzare eventi di formazione è sempre un’attività complessa e che richiede grande attenzione per ogni dettaglio. Come sapete mi piace raccontarvi i retroscena dei vari aspetti logistici che precedono l’evento.

Vorrei parlare in particolare degli eventi di formazione: preziosi momenti in presenza nei quali puoi offrire ai tuoi clienti la possibilità di vivere un’esperienza unica, dedicata alla crescita personale e allo sviluppo di competenze importanti per il proprio business.

C’è anche un altro motivo: l’opportunità di instaurare rapporti più autentici con i propri clienti e con il proprio staff. Vivere esperienze particolari in contesti diversi da quelli quotidiani, che rappresentano sempre una grande ricchezza.

Come possiamo valorizzare il gruppo di lavoro?

Molto spesso tendiamo a dare poca importanza al “gruppo di lavoro”: ecco perché ad esempio un team building può creare nuovi legami, facendo scoprire talenti diversi delle persone a fianco delle quali lavoriamo. Troppo spesso collaboriamo in aziende senza approfondire adeguatamente il rapporto con i nostri colleghi e collaboratori. A volte ci vuole un’esperienza fuori dagli schemi per creare nuove sinergie, per scoprire talenti inespressi, magari per capire che alcune persone possono offrire molto di più, possono fare un percorso di carriera diverso da quello che immaginavamo. Nessun imprenditore o manager dovrebbe trascurare questi aspetti.

Oggi vorrei darvi una serie di consigli per rendere il vostro evento di formazione un’esperienza indimenticabile per tutti i partecipanti.

• Se decidi di organizzare un evento di formazione “aziendale” pensa sempre al target, ovvero a chi è dedicato questo evento. Potrebbe trattarsi della forza vendita, di tutti i dipendenti dell’azienda, dei clienti, oppure potrebbe trattarsi di un evento celebrativo, che coinvolgerà sia i dipendenti che i clienti.
• Definisci sempre gli obiettivi del tuo evento: ti servirà a scegliere in modo più accurato le attività da proporre.
• Prima dell’evento, dedica il giusto tempo al Briefing: sia che si tratti di un “tuo” evento aziendale, di cui discuterai con il tuo staff, sia nel caso in cui si tratti dell’evento di formazione di un tuo cliente.
• Definisci il Budget: le risorse che avrai a disposizione determineranno ogni singola scelta.
• Scegli con cura le persone del tuo staff che collaboreranno con te per l’organizzazione dell’evento. Nessuno meglio di te può conoscere le attitudini delle persone con cui lavori, le loro abilità e le attività nelle quali sanno dare il meglio. Tienine sempre conto ogni volta che affiderai un incarico.

Ecco altri consigli utili a livello logistico operativo per creare un evento in linea con le tue aspettative della tua azienda o del tuo cliente:

• La Location gioca un ruolo da protagonista, spesso definendo la riuscita dell’evento stesso. Sceglila con cura. Nel caso tu non abbia la possibilità di sceglierla personalmente, cerca di valorizzare il luogo che è stato scelto per l’evento.
• Fai sempre una lista di contatti utili di tutti i fornitori e di tutte le persone coinvolte nell’organizzazione dell’evento. Ognuno di loro deve avere accesso a questa lista, in modo da agevolare ogni comunicazione e rendere ogni processo più veloce.
• Crea una scaletta di tutti i momenti importanti dell’evento di formazione, con i rispettivi formatori, referenti, responsabili in modo da avere sempre sotto controllo ogni aspetto di quel momento. Ad esempio l’accoglienza degli ospiti, la cena di gala, il momento formativo o la conferenza, tutto quello che farà parte dell’evento.
• Informati sui contenuti dell’evento, quali sono gli argomenti che verranno trattati durante lo speech.
• Dedica una risorsa allo story telling dell’evento. Non mi riferisco solo all’intrattenimento previsto per gli ospiti, ma anche alla documentazione fotografica, eventualmente video, e di contenuti che verranno veicolati tramite i social network aziendali. L’evento deve essere comunicato in linea con gli obiettivi iniziali. Se hai scelto un certo format per il tuo evento, dovrai essere sicuro che il messaggio passi anche attraverso i vari canali di comunicazione che verranno utilizzati.
• Il tuo evento sarà memorabile se sarai riuscito a creare attività e momenti di intrattenimento in grado di suscitare emozioni ai partecipanti, che si sentiranno speciali, unici.
• Cerca di essere presente e preparato in ogni fase organizzativa, da quelle preliminari a quelle di follow up. Solo così anche tu, come Event Manager, sarai indimenticabile!

Creare un evento di formazione non è una cosa semplice, comporta impegno, competenza e grande professionalità. E’ un lavoro che gratifica ma allo stesso tempo richiede molte energie.

AG | Coach