Perché sono così importanti gli eventi?

Chi segue il mio blog probabilmente ricorderà un mio precedente articolo su come organizzare un evento perfetto. Anche oggi parlerò dell’organizzazione di eventi, ma da un punto di vista diverso e decisamente fondamentale, il Target.

Il target deve rappresentare la partenza per qualunque progetto, in particolar modo se il progetto a cui lavoriamo è un evento! Non è sempre facile però avere chiaro il target a cui ci rivolgiamo. Per questo motivo è importante dedicare tempo ed energie a tutte le ricerche necessarie per inquadrare perfettamente la persona tipo che parteciperà al nostro evento.

Il target alla base della vostra organizzazione

Credo che questo articolo sia per tutti gli addetti ai lavori, oppure anche per chi sta muovendo i primi passi in questo settore. Il mio obiettivo è semplicemente dare qualche spunto di riflessione per mettersi in discussione e cercare di migliorare sempre.

In questo articolo vorrei darvi i punti chiave che reputo importanti quando organizzo un evento formativo, un incentive o un team building per i miei clienti: eccoli qui!

1. Individuare il vostro Target e studiarlo per comprenderne ogni esigenza
2. Adeguare sempre il servizio ad un certo standard che sia in linea con le aspettative del vostro target, in particolare riguardo alla tipologia di location e di struttura ricettiva in cui alloggiare
3. Concordare ed allocare un budget adeguato ad ogni voce di spesa dell’evento
4. Curare in modo particolare la ristorazione, studiando una proposta che renda memorabile ogni pasto o break: questo si può ottenere solo con una cura dei dettagli che non trascuri nessuno. In particolare le persone con esigenze particolari, come ad esempio vegani, vegetariani, celiaci o persone con intolleranze alimentari o allergie importanti. E’ fondamentale anche assicurare sempre presenza e disponibilità del personale di servizio.
5. Assicurare la scelta di materie prime ottime e controllo della qualità, menù innovativi e presentazione dei piatti sempre curata.
6. La parte tecnica: quando si organizza un evento di business training per tante persone e gli spazi dedicati alle attività formative devono essere impeccabili, così come l’impianto audio, eventuali schermi, proiettori e microfoni.
7. Upgrade: io cerco sempre di prevedere possibili bisogni anche quando non mi sono stati espressi, per offrire un livello di servizio sempre adeguato al mio cliente, possibilmente superiore, perché un upgrade rispetto a quanto richiesto, non solo è un importante valore aggiunto, ma rende ancora più piacevole l’esperienza.

Consigli utili per organizzare eventi

Vorrei concludere con un paio di consigli: non lasciate niente al caso e non date per scontato che tutto si svolga “secondo i piani”. Per ottenere buoni risultati è importante considerare ogni disservizio possibile e pensare sempre ad un eventuale piano B che non impedisca lo svolgimento del vostro evento, perché possono esserci cause di forza maggiore che lo rendono necessario. Il piano B non deve essere necessariamente peggiorativo, anzi in molte occasioni scoprirete che potrà rivelarsi persino migliore.

Siate sempre propositivi con i vostri clienti: loro hanno in mente come vorrebbero il proprio evento, e nel caso di un evento formativo hanno sicuramente ben chiare le esigenze base. Tuttavia ci possono essere sempre attività extra da proporre che sicuramente renderanno l’evento ancora più speciale. Potrebbe capitare che sia data meno importanza al programma sociale, ma, quando ci sono eventi con un così grande numero di persone, è importante offrire delle attività conviviali, di svago e di relax che permettano di staccare in modo positivo dalle attività di formazione e studio, per poi riprendere con ancora più carica.

Spero di avervi offerto qualche spunto utile per i vostri prossimi eventi. Sarò felicissimo se vorrete darmi un feedback o farmi qualche domanda.

AG | Coach alberghiero