Eventi di formazione

Eventi di formazione: come renderli memorabili

Organizzare eventi di formazione è sempre un’attività complessa e che richiede grande attenzione per ogni dettaglio. Come sapete mi piace raccontarvi i retroscena dei vari aspetti logistici che precedono l’evento.

Vorrei parlare in particolare degli eventi di formazione: preziosi momenti in presenza nei quali puoi offrire ai tuoi clienti la possibilità di vivere un’esperienza unica, dedicata alla crescita personale e allo sviluppo di competenze importanti per il proprio business.

C’è anche un altro motivo: l’opportunità di instaurare rapporti più autentici con i propri clienti e con il proprio staff. Vivere esperienze particolari in contesti diversi da quelli quotidiani, che rappresentano sempre una grande ricchezza.

Come possiamo valorizzare il gruppo di lavoro?

Molto spesso tendiamo a dare poca importanza al “gruppo di lavoro”: ecco perché ad esempio un team building può creare nuovi legami, facendo scoprire talenti diversi delle persone a fianco delle quali lavoriamo. Troppo spesso collaboriamo in aziende senza approfondire adeguatamente il rapporto con i nostri colleghi e collaboratori. A volte ci vuole un’esperienza fuori dagli schemi per creare nuove sinergie, per scoprire talenti inespressi, magari per capire che alcune persone possono offrire molto di più, possono fare un percorso di carriera diverso da quello che immaginavamo. Nessun imprenditore o manager dovrebbe trascurare questi aspetti.

Oggi vorrei darvi una serie di consigli per rendere il vostro evento di formazione un’esperienza indimenticabile per tutti i partecipanti.

  • Se decidi di organizzare un evento di formazione “aziendale” pensa sempre al target, ovvero a chi è dedicato questo evento. Potrebbe trattarsi della forza vendita, di tutti i dipendenti dell’azienda, dei clienti, oppure potrebbe trattarsi di un evento celebrativo, che coinvolgerà sia i dipendenti che i clienti.
  • Definisci sempre gli obiettivi del tuo evento: ti servirà a scegliere in modo più accurato le attività da proporre.
  • Prima dell’evento, dedica il giusto tempo al Briefing: sia che si tratti di un “tuo” evento aziendale, di cui discuterai con il tuo staff, sia nel caso in cui si tratti dell’evento di formazione di un tuo cliente.
  • Definisci il Budget: le risorse che avrai a disposizione determineranno ogni singola scelta.
  • Scegli con cura le persone del tuo staff che collaboreranno con te per l’organizzazione dell’evento. Nessuno meglio di te può conoscere le attitudini delle persone con cui lavori, le loro abilità e le attività nelle quali sanno dare il meglio. Tienine sempre conto ogni volta che affiderai un incarico.

Ecco altri consigli utili a livello logistico operativo per creare un evento in linea con le tue aspettative della tua azienda o del tuo cliente:

  • La Location gioca un ruolo da protagonista, spesso definendo la riuscita dell’evento stesso. Sceglila con cura. Nel caso tu non abbia la possibilità di sceglierla personalmente, cerca di valorizzare il luogo che è stato scelto per l’evento.
  • Fai sempre una lista di contatti utili di tutti i fornitori e di tutte le persone coinvolte nell’organizzazione dell’evento. Ognuno di loro deve avere accesso a questa lista, in modo da agevolare ogni comunicazione e rendere ogni processo più veloce.
  • Crea una scaletta di tutti i momenti importanti dell’evento di formazione, con i rispettivi formatori, referenti, responsabili in modo da avere sempre sotto controllo ogni aspetto di quel momento. Ad esempio l’accoglienza degli ospiti, la cena di gala, il momento formativo o la conferenza, tutto quello che farà parte dell’evento.
  • Informati sui contenuti dell’evento, quali sono gli argomenti che verranno trattati durante lo speech.
  • Dedica una risorsa allo story telling dell’evento. Non mi riferisco solo all’intrattenimento previsto per gli ospiti, ma anche alla documentazione fotografica, eventualmente video, e di contenuti che verranno veicolati tramite i social network aziendali. L’evento deve essere comunicato in linea con gli obiettivi iniziali. Se hai scelto un certo format per il tuo evento, dovrai essere sicuro che il messaggio passi anche attraverso i vari canali di comunicazione che verranno utilizzati.
  • Il tuo evento sarà memorabile se sarai riuscito a creare attività e momenti di intrattenimento in grado di suscitare emozioni ai partecipanti, che si sentiranno speciali, unici.
  • Cerca di essere presente e preparato in ogni fase organizzativa, da quelle preliminari a quelle di follow up. Solo così anche tu, come Event Manager, sarai indimenticabile!

Creare un evento di formazione non è una cosa semplice, comporta impegno, competenza e grande professionalità. E’ un lavoro che gratifica ma allo stesso tempo richiede molte energie.

Gestione evento: pianificare non basta

Quando si organizza un evento, come mi avete già sentito dire, è importante non tralasciare alcun dettaglio. Dobbiamo cercare di dare al nostro cliente non solo quello che ci ha chiesto, ma possibilmente anche qualcosa in più!

Cosa succede però quando il cliente ottiene “di meno”?

I disservizi sono sempre possibili e ci possono essere tante variabili che possono giocare a nostro sfavore.

Perché è importante parlare anche di quei casi in cui non va necessariamente tutto secondo i piani?

Per rispondere prenderò come spunto un evento che si è svolto qualche giorno fa. L’evento è cominciato il 2 gennaio 2019. Al nostro arrivo verso le ore 12.00 la sala conferenze della struttura che il mio cliente aveva scelto era ancora allestita dal capodanno precedente.

All’interno della sala oltre ad uno sgradevole odore abbiamo trovato tappi e bottiglie. Nella moquette c’erano evidenti macchie e in generale la pulizia lasciava a desiderare. Avevo richiesto per il mio cliente un trattamento di pulizia e sanificazione moquette, come faccio di solito e come avevo fatto anche  negli eventi precedenti. Purtroppo non era stato effettuato. La prima cosa che ho fatto è stato sollecitare la direzione per far iniziare immediatamente le operazioni di sgombero e pulizia. Il tutto mentre era in corso anche l’allestimento da parte del mio cliente.

Un pessimo inizio, una situazione recuperabile, ma purtroppo non era finita lì!

L’impianto elettrico non funzionava a dovere, quindi le tende comandate elettronicamente non si sono potute chiudere. Questo aspetto era importante per il mio cliente, per poter effettuare un servizio fotografico e girare il video dell’evento. La sala e i foyer a noi dedicati erano molto freddi e abbiamo richiesto più volte di aumentare la temperatura.

Fin da subito alcune persone dello staff mi hanno fermato per dirmi che sentivano la pelle molto secca e con presenza di macchie rosse molto simili ad una reazione allergica. All’arrivo degli ospiti la situazione si è aggravata e io stesso, anche nei giorni successivi, ho percepito la pelle molto secca e continuo prurito in varie zone del corpo. Ho cercato di normalizzare la situazione senza allarmare le persone, ma non è stato possibile ignorare un problema nell’aria dell’intera struttura.

Ecco i contrattempi imprevisti che  hanno danneggiato il nostro evento:

– La moquette delle sale conferenze non era trattata

– L’aria era molto secca e ha provocato forti irritazioni alla pelle delle persone

– L’impianto elettrico non era funzionante e c’erano numerose prese elettriche inutilizzabili.

– Il servizio fotografico e il video non sono stati effettuati per la troppa luce in sala

– L’impianto audio della sala era poco performante

– La temperatura della sala era incostante e con sbalzi di temperatura notevoli da un giorno all’altro

– Le risposte da parte dello staff presente in hotel sono state sempre vaghe e l’atteggiamento troppo informale

– Nonostante avessi inviato in tempi utili programmi e richiesta delle cose da fare, ho notato che molte attività sono state svolte in modo approssimativo e “all’ultimo momento”

– L’eccessiva confidenza da parte di alcuni membri dello staff è stata un segno di poca professionalità, non solo nei miei confronti, ma soprattutto verso gli ospiti dell’evento

Ho ritenuto necessario fissare subito un appuntamento con il Direttore che avevo avvisato tramite email e telefono per informarlo su ciò che era successo.

Durante l’incontro ho dovuto mantenere il controllo e tutelare non solo il mio rapporto con la direzione della struttura, ma allo stesso tempo quello con il mio cliente, per il quale sentivo di dover ottenere qualcosa. Sono riuscito a concordare uno sconto di €500 al giorno sulla sala per un risparmio totale di €2500 per il mio cliente. Questo è stato sicuramente ciò che mi ha permesso di “salvare la faccia” e rendere comunque felice il cliente nonostante i numerosi imprevisti.


Vorrei dare un po’ di consigli che per me sono diventati regole d’oro:

  • Intervenire subito è sempre meglio: è importante farsi vedere sempre “in azione”
  • Dare sempre priorità al proprio cliente, ma tutelare anche il prezioso rapporto con i fornitori.
  • Cercare sempre l’origine di ogni problema
  • Chiedere sempre un colloquio con la direzione dopo ogni evento. Sarà un momento importante sia nel caso si sia svolto tutto secondo i piani, sia per far presente ciò che non è andato secondo le aspettative. Un feedback sarà sempre gradito. Nel caso di disservizi, quella sarà la sede opportuna anche per chiedere uno sconto, come è stato nel mio caso.
  • Il confronto è sempre una preziosissima occasione di crescita. Lo scontro non è mai utile a nessuna delle due parti. Cercare di essere costruttivi sarà il modo migliore per dare l’esempio anche alla controparte, per migliorare anche negli eventi successivi.
  • Essere sinceri e dire sempre la verità a entrambe le parti, questa dovrebbe essere una regola di vita, per garantire una trasparenza verso tutti gli interlocutori.

Vorrei concludere con una riflessione che ho fatto proprio alla fine di questo evento di 4 giorni. Quando accade qualcosa di negativo, l’impatto sulle persone è sempre notevolmente più grande del disservizio, al punto da annullare anche i numerosi aspetti positivi, che normalmente sono quei dettagli che rendono memorabile l’evento. In questo caso è stato esattamente così: una delle cose di solito più importanti, la ristorazione, è stata perfetta e di altissimo livello per tutta la durata dell’evento, purtroppo però non è stata notata. Un disservizio rischia di far perdere valore ad ogni aspetto dell’evento che avete curato con attenzione.

Cerchiamo sempre di evitare ogni disagio, per dare il giusto valore al nostro lavoro e soprattutto per evitare di dover fare un gesto importante, come uno sconto corposo, per rimediare ad uno o più errori. Questo consiglio vale sia per l’organizzatore, che per la struttura ricettiva. Un cliente insoddisfatto difficilmente sceglierà di nuovo quella location per i suoi prossimi eventi!

“Consigli per gli…eventi!”

Perché sono così importanti gli eventi?

Chi segue il mio blog probabilmente ricorderà un mio precedente articolo su come organizzare un evento perfetto. Anche oggi parlerò dell’organizzazione di eventi, ma da un punto di vista diverso e decisamente fondamentale, il Target.

Il target deve rappresentare la partenza per qualunque progetto, in particolar modo se il progetto a cui lavoriamo è un evento! Non è sempre facile però avere chiaro il target a cui ci rivolgiamo. Per questo motivo è importante dedicare tempo ed energie a tutte le ricerche necessarie per inquadrare perfettamente la persona tipo che parteciperà al nostro evento.

Il target alla base della vostra organizzazione

Credo che questo articolo sia per tutti gli addetti ai lavori, oppure anche per chi sta muovendo i primi passi in questo settore. Il mio obiettivo è semplicemente dare qualche spunto di riflessione per mettersi in discussione e cercare di migliorare sempre.

In questo articolo vorrei darvi i punti chiave che reputo importanti quando organizzo un evento formativo, un incentive o un team building per i miei clienti: eccoli qui!


  1. Individuare il vostro Target e studiarlo per comprenderne ogni esigenza
  2. Adeguare sempre il servizio ad un certo standard che sia in linea con le aspettative del vostro target, in particolare riguardo alla tipologia di location e di struttura ricettiva in cui alloggiare
  3. Concordare ed allocare un budget adeguato ad ogni voce di spesa dell’evento
  4. Curare in modo particolare la ristorazione, studiando una proposta che renda memorabile ogni pasto o break: questo si può ottenere solo con una cura dei dettagli che non trascuri nessuno. In particolare le persone con esigenze particolari, come ad esempio vegani, vegetariani, celiaci o persone con intolleranze alimentari o allergie importanti. E’ fondamentale anche assicurare sempre presenza e disponibilità del personale di servizio.
  5. Assicurare la scelta di materie prime ottime e controllo della qualità, menù innovativi e presentazione dei piatti sempre curata.
  6. La parte tecnica: quando si organizza un evento di business training per tante persone e gli spazi dedicati alle attività formative devono essere impeccabili, così come l’impianto audio, eventuali schermi, proiettori e microfoni.
  7. Upgrade: io cerco sempre di prevedere possibili bisogni anche quando non mi sono stati espressi, per offrire un livello di servizio sempre adeguato al mio cliente, possibilmente superiore, perché un upgrade rispetto a quanto richiesto, non solo è un importante valore aggiunto, ma rende ancora più piacevole l’esperienza.

Consigli utili per organizzare eventi

Vorrei concludere con un paio di consigli: non lasciate niente al caso e non date per scontato che tutto si svolga “secondo i piani”. Per ottenere buoni risultati è importante considerare ogni disservizio possibile e pensare sempre ad un eventuale piano B che non impedisca lo svolgimento del vostro evento, perché possono esserci cause di forza maggiore che lo rendono necessario. Il piano B non deve essere necessariamente peggiorativo, anzi in molte occasioni scoprirete che potrà rivelarsi persino migliore.

Siate sempre propositivi con i vostri clienti: loro hanno in mente come vorrebbero il proprio evento, e nel caso di un evento formativo hanno sicuramente ben chiare le esigenze base. Tuttavia ci possono essere sempre attività extra da proporre che sicuramente renderanno l’evento ancora più speciale. Potrebbe capitare che sia data meno importanza al programma sociale, ma, quando ci sono eventi con un così grande numero di persone, è importante offrire delle attività conviviali, di svago e di relax che permettano di staccare in modo positivo dalle attività di formazione e studio, per poi riprendere con ancora più carica.

Spero di avervi offerto qualche spunto utile per i vostri prossimi eventi. Sarò felicissimo se vorrete darmi un feedback o farmi qualche domanda.

Come organizzare un evento perfetto

Prima di spiegarti come organizzare un evento perfetto sotto ogni punto di vista, vorrei fare una piccola premessa.

Perché ho pensato di scrivere un articolo su come organizzare un evento perfetto?

Il motivo è  semplice. Nel corso degli anni ho partecipato ed organizzato a molti banchetti e mi sono reso conto che il cibo è un aspetto purtroppo molto trascurato, nonostante il pranzo e la cena siano due  momenti importantissimi in un evento. Provate a pensare, è proprio a tavola che si socializza maggiormente. Quando gli ospiti si trovano seduti a un tavolo a mangiare piatti gustosi, si rilassano e iniziano a conversare tra di loro. È in questi momenti che si stringono amicizie e si creano legami destinati a durare nel tempo.

Inoltre al giorno d’oggi, con la moda degli chef televisivi, anche le persone comuni hanno sviluppato un atteggiamento critico verso il cibo. L’epoca di una pastasciutta veloce e poi via al lavoro è ormai finita.  Un voto scarso al banchetto vuol dire, quasi di per certo un giudicio negativo per l’intero meeting.

Credo che trovarsi di fronte ad una folla di partecipanti al meeting che si lamentano del cibo offerto al catering sia un incubo e per questo, ho pensato di redarre quest’articolo per darti qualche dritta ed evitarti brutte figure al momento del pranzo/cena e, soprattutto, assicurare ai tuoi ospiti un catering di qualità.

Ecco cosa ricordare:

LISTA DEI PIATTI

Al momento del pranzo, non lasciare i tuoi partecipanti a domandarsi cosa stanno per mangiare al buffet. Potresti inserire il menu già nell’invito, nei materiali informativi oppure nel sito dell’evento. Un altro suggerimento è di apporre dei cartellini descrittivi vicino ad ogni vassoio.  Molto utile anche in caso di persone con allergie o intolleranze. Capiranno la cura e l’attenzione che hai riservato nel presentare il cibo.

ESIGENZE SPECIALI

Proprio perché oggigiorno molte persone non possono mangiare per scelta o prescrizioni mediche, determinati cibi; è bene predisporre un menu anche per chi ha problematiche alimentari. Per organizzare il tutto, ti basterà richiedere in fase di registrazione al meeting, se ci sono particolari esigenze per definire un menu alternativo. Naturalmente nel buffet queste pietanze dovranno essere indicate con cartellini facilmente interpretabili.

AG eventi: come organizzare un evento perfetto

ELEGANZA E BELLEZZA

Per noi uomini Bello è Buono! Già ai tempi dei nostri antenati un quando ci si cibava in prevalenza di frutta, si prediligeva quella di bell’aspetto. Un frutto marcio, poteva contenere muffe ed essere pericoloso, quindi veniva scartato. Oggi, dopo milioni di anni di evoluzione, quest’aspetto non è cambiato: siamo maggiormente attirati da un piatto di bell’aspetto rispetto ad un piatto brutto e associamo il bello a buona qualità.

Piatti curati e ben presentati, personale professionale e cordiale, sono i principali dettagli da rispettare per un evento perfetto.

MENU PER MEETING

Ricordati che ci sono alcuni tipi di cibi che non vanno mai presentati ad un meeting. Piatti carichi di carboidrati e grassi sono difficile da digerire e perciò creano sonnolenza. Meglio offrire cibi che saziano senza appesantire.  Ad esempio, pesce (contiene grassi “buoni” come gli omega 3 utili durante gli sforzi mentali), i cereali integrali che danno energia senza dare sonnolenza,  frutta e verdura possibilmente di stagione, i legumi (molto proteici con pochi zuccheri), frutta secca (contiene acidi grassi che aiutano la concentrazione), il cioccolato fondente che se consumato con moderazione dona energia immediata. Infine, l’acqua disseta e purifica.

PORZIONI GENEROSE

Sicuramente un catering curato e di qualità sarà più dispendioso, ma la soddisfazione dei tuoi ospiti saprà ricompensarti.

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